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采购询价（RFQ）是一种竞争性投标文件，用于邀请供应商或承包商就标准化或重复生产的产品或服务提交报价。
询价通常用于大批量/低价值项目，买方必须提供技术规格和商业要求，该文件有时也称为招标书或投标邀请书。询价流程对于需要持续供应特定数量标准产品的企业尤其重要。企业可以单独发送询价，也可以在征求建议书 (RFP) 之前发送询价。
询价过程的六个步骤
虽然询价的形式和规模各不相同，但一般都遵循六个关键步骤。
- 准备文件
一份结构合理的询价书开篇应介绍公司及其业务，并说明需求。这样，供应商就可以清楚地表达他们的报价，以满足该需求，并为买方提供一个公平的方式来选择最佳解决方案。
做到这一点的有效方法是为投标人提供一个模板，以方便对比的格式引出所需的完整信息。
准备好相关文件就可以开始询价。根据内部利益相关者的意见确定明确的要求，确保已包含所有要求，至少要有以下内容：
● 定义所需产品或服务并提供详细规格
● 交货要求
● 数量
● 付款条件
● 建议的评估方法
● 决策时间表和审查流程
● 合同条款和条件
● 提交要求
- 确定供应商名单
询价可以向所有可能的供应商开放。为了简化流程，可能有必要先进行预选，然后再向已获批准的供应商名单发送询价。此时，你需要评估财务和运营风险。
- 发送询价
询价必须包括明确的完成说明和截止日期。重要的是，要给投标的供应商留出足够的时间做出回应。作为附件，询价应包括买方的条款和条件。在投标准备期间，任何潜在供应商都能够提出澄清问题并得到答复。同时，应向所有供应商提供相同的信息。
许多电子采购软件的服务供应商可以自动完成流程的某些部分，包括问答和共享答案。 供应商可上传报价和所需证明文件，并接收通知。
- 接收回复并分析结果
无论是从自动系统还是手动接收，投标都必须保密，以确保结果公平。最佳做法是，在截止日期结束投标，之后立即开放所有投标。
- 选择成功的供应商
如果使用高效、经过深思熟虑的模板，评标过程会更容易、更快捷。中标者将为指定货物或服务提供最低价格，同时符合所有选择标准。澄清过程可能是必要的，并且需要进行小型谈判才能达成正确的结果。只有签订合同后，交易才算完成。
最佳做法： 记录询价过程中采取的所有行动，包括发出的标书数量、收到的标书数量、评标标准、评标委员会成员以及最终决定。
- 通知未中标供应商
通知其他投标人合同已经授予。感谢他们的参与；将来可能会再次需要他们。
快速询比价方案
企业在采购询价的过程中并不总是顺利的，为了充分发挥采购询价提升效益的作用，采用电子方式是不二之选。
8Manage SRM采购询价系统能够帮助企业快速且精准地开展和管理询比价，简化了从寻源到付款的流程。在询价过程中，你可以通过该系统执行以下操作：
● 整理采购要求，并创建供应商信息库
● 使用标准化的询价模板
● 向供应商发出正式报价请求，并附上详细要求
● 多轮报价请求和响应，跟踪、比较供应商报价
● 报价自动记录到价格库以供当下或将来使用
8Manage SRM 提供电子化货比N家的功能，可同时看到N个供应商的出价及其与基准价的偏差，然后选择最理想的供应商及自动生成采购订单。
当系统自动生成采购计划后，采购员可在采购计划页面进入供应商比价页面，与N个供应商进行比价，最后选择最理想的供应商自动生成采购订单。这大大帮助企业解决供应商询价的问题，可保证质量与价格的合理度，减少采购成本，还可提高工作效率。
结语
上述 6 个步骤是业务部门采购询价的传统做法。政府部门和其他公共机构可能对其询价过程有更严格的规定。不过，大多数情况下，这 6 步询价流程应能满足你的需求。
如果操纵投标人名单或不自然地限制竞争，询价过程就可能出现违规行为。作为一个专业的采购询价系统，8Manage SRM的设计考虑到了反腐败，可以让你设置适当的政策，控制和监控采购流程以保护企业免受采购欺诈的伤害。
系统不仅涵盖采购全流程管理，而且还能通过在线供应商协同，使外部供应商实时参与到企业的采购环节，大大提高企业的采购效率，同时确保采购过程的公平、公正、公开。